Hemkommunen bör:
- se till att det finns förutsättningar och rutiner för berörd personal att löpande under året identifiera och hålla sig informerad om hur de ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitets- ansvaret är sysselsatta,
- se till att tillvägagångssätten för att komma i kontakt med ungdomar anpassas utifrån deras situation och behov.
Inom uppdraget för det kommunala aktivitetsansvaret ingår det att kontakta ungdomar som tillhör målgruppen. Det finns olika sätt att kontakta ungdomarna och i texten nedan kommer några av dem att beskrivas. Varje kommun har olika rutiner för vilka kontaktsätt som används och olika rutiner för detta. Ta reda på vilka rutiner som gäller i din kommun.
Ett sätt kan vara att skicka brev eller vykort till folkbokföringsadressen med information kring KAA. Om man inte får tag på ungdomen via detta kan man kontakta via sms eller sociala medier.
Telefonnummer till individen finns inte automatiskt inläst i ISTsystemet. Det går att söka via sökfunktioner på internet, finns detta inte kan ungdomens tidigare skola kontaktas för kontaktuppgifter. Om ungdomen är under 18 år kan kontakt tas med ungdomens vårdnadshavare.
Om ungdomen inte nås efter flera kontaktförsök kan hembesök göras. Innan ett hembesök genomförs kontrollera vilka rutiner som finns i din kommun. Vissa kommuner skickar information i förväg till ungdomen om att ett hembesök kommer att göras. Vissa har rutinen att alltid vara två personer när hembesök genomförs, vissa har rutinen att ha med sig ett larm. Det är värdefullt att ha en kommunlegitimation med sig under hembesök.
Tänk på att det kan finnas många olika anledningar att en ungdom tillhör målgruppen och ha det i beaktande när du kontaktar en ungdom eller dennes vårdnadshavare. Ibland dyker ungdomar upp på listan som ej ska vara där, oftast försvinner dessa ”felregistreringar” efter några dagar. Så det kan finnas anledning att vänta någon dag innan du kontaktar en ny person som dyker upp på listan.
Exempel på brev/ vykort och annat material för att komma i kontakt med ungdomen se bilaga 3 Blankett aktivitetsansvar (utskick) Vara och bilaga 4 Vykort Tibro.
Exempel från Tidaholm
För att komma i kontakt med berörda ungdomar används olika metoder. Finns ungdomens telefonnummer används det för samtal eller sms där kommunens uppdrag förklaras. I de fall där det är svårt att få tag i telefonnummer används brev och/eller vykort och i enstaka fall även mejl. Det absolut mest framgångsrika kontaktsättet är sms. Vykorten har också gett genomslag och framförallt tillsammans med sms. Ibland skickas vykorten först och sedan tas en kontakt via sms och då hänvisas det till vykortet, alternativt i omvänd ordning.
Vykorten kan fungera som ett visitkort eller ”legitimation” vid kontakt. Alla vet inte att KAA finns eller vad det är, då kan dessa kort på något sätt styrka vad det kommunala aktivitetsansvaret är. På vykorten finns också hänvisning till kommunens hemsida där mer information finns att läsa om ungdomen är fundersam över vem det egentligen är som har hört av sig och vill ha kontakt.
Ungdomar som avbryter sin utbildning
Att få kontakt med en ungdom innan dess att ett skolavhopp sker ger möjlighet att ge information till ungdomen om aktivitetsansvaret, att visa vilka alternativ som finns utanför skolan, att bygga relation till ungdomen och kan också ge möjlighet att tillsammans med skolpersonalen hitta lösningar för att ungdomen ska kunna fortsätta sin utbildning. För att få kontakt med ungdomen innan dess att avhopp sker är det viktigt att det sker en kontakt från gymnasieskolan till hemkommunen i de fall ungdomen studerar på en gymnasieskola som inte är i hemkommunens regi, rutiner för detta finns beskrivet under rubriken Rutin för huvudmans rapportering till hemkommun.
Det är positivt om det finns inskrivet i skolornas frånvarorutiner att kontakta det kommunala aktivitetsansvaret samt anmäla till hemkommun via avsedd e-tjänst vid betydande frånvaro. Det ger ökad möjlighet för tidig kontakt och samverkan.
Rutin för huvudmans rapportering till hemkommun
Inom utbildning Skaraborg finns en gemensam rutin för informationsutbyte mellan huvudman för gymnasieskola och hemkommun. Rutinen är beslutad av skol- och utbildningscheferna i Skaraborg och kopplat till rutinen finns en e-tjänst för rapportering av information. Länk till e-tjänsten finns på https://utbildningskaraborg.se/sv/skolpersonal/blanketter/
Rutinen innebär att:
Huvudman för utbildning skyndsamt SKA meddela elevens hemkommun genom att använda avsedd e-tjänst då elev avbrutit sina gymnasiestudier enligt följande:
- då en elev inte kommer till den utbildning eleven har antagits till och inte heller anmäler giltig orsak att utebli inom tre dagar efter det att terminen startat (detta ska även meddelas till antagningskansliet för gymnasieskolor i samverkan), eller
- då en elev själv anmäler studieavbrott till rektor, eller
- då en elev utan anmälan uteblivit från utbildningen under mer än en månad i följd, utan att detta har berott på sjukdom eller beviljad ledighet.
Huvudman för utbildningen SKA skyndsamt starta en utredning och meddela hemkommun genom att använda avsedd e-tjänst: • om en elev som inte fyllt 20 år utan giltigt skäl är frånvarande i betydande utsträckning och utredning är påbörjad.
Huvudmannens rutiner för rapportering till hemkommunen ska överensstämma med CSN:s rutiner för rapportering av ogiltig frånvaro. Det innebär att förutsättningarna för rapportering är ogiltig frånvaro som uppgår till mer än några enstaka timmar under en månad och är upprepat. Det betyder att frånvaron uppgår till minst fyra timmar under en 30-dagarsperiod och att frånvaron skett vid upprepade tillfällen
Huvudman för utbildningen BÖR meddela hemkommunen via avsedd e-tjänst om elev: • byter utbildning
- gör revideringar i den individuella studieplanen som riskerar att påverka chansen till examen, t.ex. reducerat program
- befaras att inte uppnå examen
- befaras att inte kunna fullfölja sina studier inom tre år
Ungdomar i grundskolan
Ett sätt att få information kring ungdomar är att kontakta grundskolan/ grundskolorna i kommunen i slutet av vårterminen för att få information om ungdomar som planeras läsa ett 10:e skolår. Alternativt är överåriga och, har gått om en årskurs tidigare under skolgången eller påbörjar sina studier i en lägre årskurs än förväntat enligt deras ålder. Då dessa annars kan dyka upp på KAA:s lista i IST. SYV eller skoladministratör på grundskolan kan vara bra att kontakta kring detta.
I vissa kommuner har KAA-samordnare information om aktivitetsansvaret för elever i årskurs 9 och deras vårdnadshavare.
Ungdomar utanför samverkansområdet
De ungdomar som är inskrivna på gymnasiet utanför utbildning Skaraborgs samverkansområde kan dyka upp på listan ”åtgärdas” i KAAmodulen i IST. Ett sätt att hitta ungdomar som går i gymnasiet utanför Skaraborg är att prata med den administratör/ekonom i kommunen som hanterar Interkommunal ersättning (IKE) kring vilka ungdomar man betalar utbildningsplatser för.
Den som ansvarar för IKE i kommunen kan också registrera ungdomar som går utanför samverkansområdet på en studieväg och skola i IST-systemet även om inte betalning sker via systemet. På det sättet försvinner de från listan ”åtgärdas” och är istället registrerade som att de genomför gymnasiestudier, detta gör också att siffrorna till SCB blir rätt.
Ett sätt att hitta ungdomar som studerar utanför samverkansområdet är att söka i IST-systemet genom att söka på personnummer, IST- elev-> elevöversikt-> elev placerad hos annan huvudman->
Naturbruksskolorna inom Västra Götalandsregionen (VGR) är ej med i IKE-samarbetet, men antagningskansliet lägger in de elever som blivit antagna manuellt i IST för att de ska försvinna från ”åtgärdas” i KAA-modulen. Då dessa elever är inlagda manuellt och ej kopplade till fakturering via IKE så försvinner de ej automatiskt om de hoppar av utan behöver tas bort manuellt. Ta därför kontakt med antagningskansliet i Skaraborg om någon ungdom behöver avregistreras från en utbildning inom VGR. Om en ungdom börjar på Naturbruksskola efter ordinarie skolstart exempelvis vid sen reservantagning behöver denne läggas till manuellt, kontakta då antagningskansliet via skaraborgike@skovde.se Uppge namn, personnummer, studieväg (skola, program, inriktning), startdatum alternativt slutdatum.
Ungdomar utan gymnasieexamen Elever med IB-diplom rapporteras inte till betygsdatabasen (BEDA). Antagningskansliet tar in uppgifter kring vilka ungdomar som fått diplom eller ej från NTI Gymnasiet i Skövde och Katedralskolan i Skara där IB (International Baccaulaureate) anordnas. Antagningskansliet får uppgifterna av skolorna i augusti och förmedlar dem till KAAsamordnare i respektive kommun. Ansvarig person i hemkommunen lägger in koden ”examen enligt hemkommun” under fliken aktivitetsansvar. Detta då ett IB-diplom motsvarar en gymnasieexamen i rapporteringen.
Ett tips för att få kontakt med ungdomar som avslutar sina gymnasiestudier med studiebevis, istället för examensbevis, är att be lokala gymnasieskolor att lägga en kort information kring KAA med kontaktuppgifter till lokala KAA tillsammans med betygen för de elever som slutar gymnasiet med studiebevis. Se exempel i bilaga 5 Avgångsbrev Skövde.
Skaffa information om Sysselsättning
Hemkommunen bör:
- se till att det finns förutsättningar och rutiner för berörd personal
att löpande under året identifiera och hålla sig informerad om hur de ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret är sysselsatta,
- se till att tillvägagångssätten för att komma i kontakt med ungdomar anpassas utifrån deras situation och behov, och
- se till att det finns ändamålsenliga rutiner för att ta emot information när en elev börjar eller slutar vid, eller utan giltigt skäl är frånvarande i betydande utsträckning från, en gymnasieskola eller gymnasiesärskola med en annan huvudman.
Huvudmannen för utbildningen bör
4. se till att det finns ändamålsenliga rutiner för att informera hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid, eller utan giltigt skäl är frånvarande i betydande utsträckning från, en gymnasieskola eller gymnasiesärskola.
Vid kontakt med ungdomen bör frågan ställas om vad ungdomen har för sysselsättning. Sysselsättningen ska rapporteras i systemet IST. Se mer under rubriken Dokumentera.
Mer information kring hur kontakt med ungdomen tas finns under rubriken komma i kontakt med berörda ungdomar.