Dokumentera
Hemkommunen bör: se till att det finns förutsättningar och rutiner så att berörd personal kan dokumentera insatser till ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret.
Dokumentationen ska vara en grund för planering av insatser och tydliggöra hur insatserna ska ta ungdomen närmare mål om studier eller arbete.
Dokumentationen om insatser för de ungdomar i kommunen som omfattas av aktivitetsansvaret ska, om det är aktuellt, innehålla uppgifter om:
- individuell planering och målet med insatserna,
- vilka insatser som individen ansvarar för,
- vilka insatser som kommunen ansvarar för,
- vilka insatser som någon annan aktör ansvarar för,
- vilka datum som insatsen ska påbörjas och avslutas,
- orsaken till att insatsen upphört, och
- tidpunkter för uppföljning och utvärdering av insatsen. Vid ändring av insatserna ska dokumentationen enligt första stycket revideras.
Förande av register
Hemkommunen bör:
- ha rutiner för att inhämta uppgifter om och föra register över de ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret, och
- ha rutiner för att lämna uppgifter till Skolverket för uppföljning och utvärdering av hur kommunen uppfyller sina skyldigheter i fråga om de ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret
I Skaraborg används systemet ”IST Regional samverkan” som automatiskt hjälper oss att skapa en lista med individer som tillhör målgruppen.
Inloggningsuppgifter till vårt gemensamma system skapas av systemansvarig på antagningskansliet, skaraborgike@skovde.se. Systemet nås via: https://skaraborgike.ist-asp.com/ikeskaraborg/login.htm
I systemet, längst ut till vänster finns flikar att klicka på, under fliken ”Support” finns Handbok för kommunalt aktivitetsansvar som beskriver hur systemet fungerar.
För att komma åt registret över ungdomar som tillhör målgruppen:
1) Logga in i systemet
2) klicka på fliken ”Aktivitetsansvar”
3) I filtret kan du både få fram sorterade listor på ungdomar registrerade inom aktivitetsansvaret alt. filtrera utifrån:
• Åtgärdas
• Pågående åtgärd
• Planerad åtgärd
• Introduktionsprogram (används inte då dessa ungdomar inte längre tillhör det kommunala aktivitetsansvaret)
• Studier annan skolform (exempelvis Komvux, folkhögskola eller extra år inom grundskola)
• Avslutad
4) Ungdomar flyttas automatiskt från ”Åtgärdas” till någon av de andra flikarna genom att skapa en lämplig åtgärd under ungdomens personliga flik. Under den personliga fliken finns också adresser, elevhistorik, kontakter och åtgärder.
Individen som registrerats i systemet hamnar under fliken ”Åtgärdas” vilken är den lista vilken behöver ses över dagligen.
Kommunerna i Skaraborg behöver ha en handlingsplan och uppdaterade rutiner för sitt uppdrag inom det kommunala aktivitetsansvaret. Här behöver finnas beskrivet hur kontakt med ungdomar på ”Åtgärdas-listan” kontaktas och med vilket intervall samt vilka åtgärder kommunen erbjuder.
Tips på vägen
För att vi i Skaraborg ska registrera på liknande sätt
- Då ungdom på listan uppger att denne är i arbete registreras det som sysselsättning i fliken, vid kontakt. Arbete som ungdomen själv ordnat är ingen åtgärd och är heller inte en anledning till att skrivas ut från det kommunala aktivitetsansvaret. En åtgärd som kan användas för denna grupp är ”enstaka samtal”.
- Då ungdom på listan finns inom kriminalvården, placerad via LVU, kontakt med habilitering, BUP, i insats via arbetsförmedling, försäkringskassa eller samordningsförbund registreras vid kontakttillfällen som ”åtgärd via annan aktör”.
- Ungdomar som vistas utomlands för gymnasiestudier ska plockas bort från listan ”åtgärdas” i och med att gymnasiestudier eller motsvarande innebär att ungdomen inte tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret. Sysselsättningen registreras som ”studier i utlandet”.
- Vid utlandsvistelse av annan orsak än studier registreras sysselsättningen som ”utlandsvistelse ej studier” exempelvis vid utlandsvistelse som AU-pair eller vid volontärarbete. Om ungdomen arbetar utomlands så registreras sysselsättningen som arbete.
- Familjehemsplacerad ungdom, som är placerad i annan kommun med fortfarande folkbokförd i hemkommun kan registreras som ”Åtgärd via annan aktör”.
- Värnplikt –registreras som sysselsättning ”andra studier”.
- Föräldraledighet- registreras som ”annan sysselsättning”.
- Ungdomar som ej vill ha kontakt – enstaka samtal kodar en del, andra lägger inte in någon åtgärd utan skriver enbart i kontakttillfällen. • Ungdomar som ej kan delta i aktivitet – för flertalet handlar det om att de är i ”åtgärd via annan aktör”.
Lämna uppgifter till SCB
Två gånger per år ska uppgifter lämnas till Statistiska Centralbyrån SCB:
Senast 1/9 skickas uppgifter för första halvåret (1 januari – 30 juni)
• Senast 1/2 skickas uppgifter för andra halvåret (1 juli – 31 december)
Inloggningsuppgifter till SCB kommer via mail ett par veckor innan rapporteringen ska göras. Uppgifterna kommer till den mejladress som tidigare lämnats som kontakt för respektive kommun.
För att skapa exportlogg till SCB, se Handbok för kommunalt aktivitetsansvar under support i vårt gemensamma IST-system. Uppgifterna lämnas på SCB:s hemsida Se lathund m.m. på https://utbildningskaraborg.se/ike-for-kaa/