Digitalisera kommunens posthantering

Vi vill med digitala verktyg slippa den fysiska pappersposten och därmed slippa transporter och arbetstid som läggs på transporter.

Idag har Gullspångs kommun en central posthantering där all fysisk post kommer till Hova, sorteras och körs sedan ut till andra orter och verksamheter i bil, av en av kommunen anställd person. Detta gäller både intern och extern post. Vi vill med digitala verktyg slippa den fysiska pappersposten och därmed slippa transporter och arbetstid som läggs på transporter. Vi vill också minska portokostnad genom att göra utskick till digitala brevlådor istället för fysiska brev till de som anslutit sig till en digital brevlåda. Vi vill utreda om man kan få fysisk post levererad till fler verksamheter av posten istället för bara till en eller hur man på annat sätt kan skicka vidare den till rätt verksamhet utan att behöva köra runt den i bil. Vi behöver hjälp med att se hur andra kommuner löst detta och vilka alternativ som finns. En del post innehåller ju sekretess så en säker överföring behöver finnas för detta. Tips och råd hur man kan minska den fysiska posten generellt och vilka lösningar som finns på marknaden för digital posthantering.

Behovet är att effektivisera posthanteringen genom att spara pengar, arbetstid och få minskad miljöpåverkan. Nyttan blir att man slipper hantera stora mängder fysisk post, att det blir mindre risk att post försvinner, att vi sparar pengar på transporter mm.

Skaraborgs Kommunalförbund

Box 54

541 22 Skövde

Besöksadress: Kaplansgatan 16 A

Telefon: 0500-49 72 00

e-post: info@skaraborg.se